Kundecase 1: OpusFlow CRM hos IFN Finance
IFN Commercial Factors (aktiv fra 2002) er et beskyttet navn fra IFN Finance B.V, som er spesialisert i administrasjon og finansiering av obligasjonsgjeld og gjenstående arbeidskapital siden 1962. IFN Finances er en del av IFN Gruppen, et datterselskap av ABN AMRO Bank NV
IFN Commercial Factors is spesialisert i profesjonelle tjenester innen debitorfinansiering og debitoradministrering for små og mellomstore firma.
IFN Commercial factors har arbeidet med OpusFlow CRM siden April 2003.
Valget
Allerede før oppdeling av IFN Finance og grunnleggelsen av IFN Commercial Factors, fantes det planer for administrasjon av kontaktrelasjoner.
Valget har følgende begrensende betingelser.
- Høy brukervennlighet, fullstendig integrert i Outlook ®, lav terskel for brukeraksept.
- Data fra deres egen database (BFS) må konverteres 1-til-1 I det nye systemet.
- Kort implementeringsperiode.
- Rask tilgang til all kundeinformasjon: dokument, korrespondanse, e-post, avtaler, oppgaver, telefonnotater, relasjoner etc.
Etter en lang periode med søk etter (kostbare og komplekse) CRM-løsninger som trengte en lang implementeringsperiode, valgte de til slutt OpusFlow CRM.
“Den fleksible karakter og den fulle integrering med Outlook® var hovedgrunnen til at vi valgte OpusFlow CRM” sier Daniel Hakkert.
“Et annet plusspoeng var kostnadene med implementeringsperioden som ble en brøkdel av hva det hadde kostet med en “svær” CRM-løsning.”
Kartlegging
Før implementering kunne starte, måtte noen saker kartleggers, slik at OpusFlow CRM kunne brukes sømløst:
- Hva slags dokument ble brukt hos IFN Commercial Factors?
- Hvordan er alle dokument arkivert?
Hva slags data fra BFS databasen skal være tilgjengelig i CRM
Kundefiler
IFN Commercial Factors ønsket å lage klare kundefiler. Alle dokument som ble lagret i OpusFlow CRM er synlige på det tilhørende kontaktkortet fra OpusFlow CRM og er lagret direkte til en filstruktur som er skapt automatisk.
Fordi innstillingene i OpusFlow CRM ble satt til å lagre alle dokument på et nettverksområde, hadde alle ansatte tilgang til kundefilene til enhver tid (hvis de riktige tillatelser var satt på den bestemte katalogen).
IFN valgte å arkivere alle dokument fysisk med denne strukturen:
[Kundenavn] [Filtype] [Filenavn].
Det var mulig å lage en ekstra undermappekategori, men for kundefiler var dette oppsettet tilstrekkelig.
IFN bruker nå følgende kataloger for å dele inn deres kundefiler:
- Ferdige.
- Generelle.
- Klient informasjon.
- Korrespondanse.
- Debitor informasjon.
- Kostnader.
- Gjenstående.
- Verifisering.
- Sikkerhet.
En klar og enkel filstruktur er blitt valgt. Den er lett og fleksibel til å endre.
Sammenheng med BFS database
IFN bruker en selvutviklet applikasjon kalt BFS (Basic Factoring System) der alle kundedata er lagret.
Gjennom en kobling mellom OpusFlow CRM og BFS database er det mulig å vedlikeholde informasjonen på en sentral plassering (BFS database) og samtidig ha alt tilgjengelig i OpusFlow CRM.
Med OpusFlow CRM er det mulig å bruke informasjon fra en ekstern (egen) database og bruke forskjellig informasjon fra OpusFlow CRM.
Foreksempel: hos IFN er feltene “e-postadresse” og “kommentar” fyllt ut i OpusFlow CRM, men ikke i deres egen database fordi disse feltene ikke er implementert der.
Ved siden av generelle fely som adresseinformasjon og lignende, bruker IFN noen få bransjespesifikke oppføringer fra deres egen database, som:
- Kundenummer.
- Regnskapssjef.
- Kredittklasse.
- Bransjekode.
- Revisjonsdato.
- Kontrakthandling.
Altså er andre spesielle felt lest fra deres database og gjort anvendelig også på OpusFlow CRM kontaktkortet .
Arkivering av dokument automatisk
I OpusFlow CRM finnes det forskjellige måter å koble dokument til kontaktkort:
- Ved å lage dokumentet i OpusFlow CRM (SENDT til dette firma).
- Ved å legge til dokument gjennom knappen “Legge til dokument(er)” (Levering).
- Med modulen skannede dokument: Skannet papirpost kan arkiveres og distribueres i ett og same skjermbilde.
- Ved å lage et dokument til mange kontakter gjennom ”Avansert søk/flett” skjermbildet.
IFN har deres egen metode for å skape dokument og lagre disse:
- Dokuments og juridiske handlinger er laget med et separate program (med kobling til BFS database);
- Filene er lagret under deres egen protokoll, for eksempel:
“9256_tilb_tilbud 2-4-2002.doc”
I denne beskrivelsen er “9256” kundenummer til kontakten, “tilb” er forkortelse for tilbud (dokumenttype) og “tilbud 3-4-2002” er emnet på dokumentet.
OpusFlow CRM er satt opp for IFN til å monitorere bestemte kataloger der filer lagres. Når filene lagres i disse kataloger med et matchende filnavn, vil OpusFlow CRM gjenkjenne disse og legge disse dokument til den riktige kontakt med riktig dokumenttype. Dette fungerer også for innkommende (og skannent) post. Hvis de er lagret med matchende filnavn, vil OpusFlow CRM plukke disse og arkivere de automatisk.
